Уничтожаем документы, срок хранения которых истек

На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее - Акт). Его форма приведена в приложении 15 к Правилам № 1000 .

Такой Акт составляют в 2 экземплярах, как правило, на дела всего предприятия. При этом если в Акте указано дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу.

Обратите внимание: дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен Акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные в 2016 году, могут включаться в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения.

Одобренные ЭК предприятия акты подают на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственной архивного учреждения, ЭК архивного отдела горсовета, в зоне комплектования которого находится предприятие. При этом вместе с актами следует подать описи дел по кадровым вопросам (личного состава), а если в деятельности предприятия образуются документы НАФ, то еще и описи дел постоянного хранения.

Имейте в виду: в случае внесения в Акта первичной финансовой и бухгалтерской документации к нему необходимо приложить справку о проведении проверки органами ГФСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства ( п. 5 гл. 3 разд. V Правил № 1000 ). Такую справку подписывают руководитель и бухгалтер предприятия.

Учтите также:

Должен быть проведен постраничный просмотр каждого дела ( п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000 ).

Приведем пример составления Акта.

Согласованные (одобренные) акты утверждает руководитель предприятия, после чего документы могут быть уничтожены.

Дела, отобранные для уничтожения, передают организациям по заготовке вторсырья. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указывают в актах.

Если в Акт включены документы с грифом «Для служебного пользования» и другими грифами ограниченного доступа, используемыми на предприятии, эти документы уничтожают путем измельчения до состояния, что делает невозможным их прочтения и восстановления. При этом в конце Акта дополнительно делают запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий и инициалов членов ЭК предприятия ( п. 8 гл. 3 разд. V Правил № 1000 ).

На этом мы заканчиваем рассмотрение основных требований по хранению документов на предприятиях и правил их передачи в архивные учреждения. Если соблюдение описанных норм покажется вам слишком сложным, вы можете обратиться за помощью в архивные учреждения. За определенную плату вам могут предоставить услуги по систематизации документов и дел, проведение экспертизы ценности документов, составление номенклатур дел, описей дел, актов об изъятии документов для уничтожения и тому подобное. Перечень платных услуг, которые могут предоставляться архивными учреждениями, которые содержатся за счет бюджетных средств, утвержденный постановлением КМУ от 07.05.98 г.. № 639 .

выводы

• Документы, по которым истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 578 , Могут быть уничтожены.
• На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.
• Дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором оно написано.

Похожие

Комментарии